Как компании выбирают таск-менеджеры

Что нужно бизнесу от таск-менеджеров? Чего не хватает? На что обратить внимание новичкам (да и старичкам) на этом рынке? Roem.ru опросил несколько игроков российского IT разного размера из разных рынков, чтобы узнать, какими таск-менеджерами они пользуются, что их (не)устраивает и какая им от них польза.

***

Компания: Ozon

Сколько человек пользуются: 1326

ИТ-директор Ozon.ru Валерий Дьяченко:

Для большинства задач организации бизнес-процессов по всей компании используем Jira. Кроме того, непосредственно внутри IT-команды широко используем TFS.

Первоначально использовали собственные разработки. По существу, внутренний ТМ был встроенной «фичей» нашей ERP, что позволяло тесно интегрировать работу с ним и, собственно, субъектами бизнес-процессов. Некоторое время использовали также LANDESK Service Desk для ITSM процессов.

Постепенно пришли к выводам, что разработка и поддержка собственного сервиса требует слишком существенных затрат, специализированые сервисы вроде LANDESK для нас несколько избыточны, в то время как универсальные out-of-the-box сервисы дают нужную гибкость, а стоимость владения вполне приемлема.

Одним из критериев выбора была возможность гибкого подхода к изменению функциональности. Atlassian marketplace предлагает плагины на все случаи жизни, но если нужно что-то совершенно уникальное, можно разработать свой.

[Таск-менеджерами мы,] можно сказать, всегда пользовались в том или ином виде, по крайней мере, начиная с середины 2000-х. Оценить пользу в цифрах сложно, для нас это почти такая же инфраструктура, как например, электронная почта. С июня 2012 и по сегодняшний день в системе создано 865 тысяч задач в разных проектах.

Компания: Qiwi

Сколько человек пользуются: около тысячи

Заместитель директора по ИТ Группы QIWI Алексей Архипов:

Группа QIWI как ИТ-компания всегда серьезно подходит к вопросам внедрения систем электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. Первоначально мы экспериментировали с разными платформами, несколько лет пользовались Trac. В 2010 году бурное развитие бизнеса QIWI и рост числа сотрудников компании заставили нас искать варианты с широкими возможностями по кастомизации ПО. К этому времени в компании образовалось несколько проектных команд и необходимо было внедрить таск-менеджер, который помог бы наладить взаимосвязь меду разными проектными группами. Тогда мы обратили внимание на продукты компании Atlassian – JIRA и Confluence. Специалистов компании привлекло большое число дополнений и гибкость в настройке ПО под нужды менеджмента.

Несмотря на то, что по умолчанию JIRA – скорее баг-трекер, мы используем систему и для ведения проектов, в том числе для непрерывного проектирования. Это ПО написано на Java, и нам не нужны дополнительные ресурсы для его доработки.

Сегодня JIRA и Confluence пользуются около тысячи сотрудников QIWI. Интерфейс JIRA удобен для централизованного планирования и мониторинга выполнения задач, расчета времени, SLA и KPI, синхронизации действий нескольких проектных команд. Посредством JIRA налажено не только взаимодействие внутри QIWI, но и общение с контрагентами.

Стоит также отметить широкие возможности этого ПО для автоматизации рутинных задач по поддержке пользователей, таких как предоставление прав доступа, работа с почтовыми ящиками и ресурсами бэк-офиса, благодаря чему мы экономим время и эффективнее решаем текущие задачи.

Компания: Tele2

Сколько человек пользуются: неизвестно

Мы уже много лет используем программное обеспечение IBM Lotus Notes, которое сочетает в себе систему электронной почты, средства для совместной работы и бизнес-приложения, с которыми можно работать с использованием единого, полнофункционального рабочего стола.

Компания: Abbyy Language Services

Сколько человек пользуются: более 200

Иван Смольников, генеральный директор ABBYY Language Services:

Мы оказываем переводческие услуги и создаём высокотехнологичные продукты для переводческой отрасли. Кроме проектных офисов сервисного бизнеса у нас есть большой R&D-отдел, в котором работают около 80 разработчиков, тестировщиков, аналитиков и других технических специалистов, а так же большая маркетинговая и продуктовая команда. Это значит, что нам необходимо координировать работу более 200 человек в России, США и странах СНГ.

Мы пробовали разные таск-менеджеры и после нескольких пилотных проектов остановились на Pyrus, который на текущий момент проще остальных интегрируется в структуру компании. У Pyrus широкий функционал, который мы пока используем не полностью. Помимо таск-менеджмента он позволяет руководителям отделов отстраивать автоматизированные рабочие процессы, быстро создавать собственные формы, настраивать маршрутизацию и согласования, получать отчеты о достижении ключевых показателей эффективности. В результате Pyrus помогает нам контролировать выполнение задач и распределение ответственности.

Руководители отделов управляют в Pyrus через «Умный Inbox», который содержит актуальные задачи в одном месте. Первоначально нам не хватало в нём общего фильтра по сроку выполнения и принадлежности задачи к определенному проекту. Pyrus прислушался к нашему замечанию и сделал эти фильтры. Также нам нравится мобильное приложение Pyrus, которое быстро работает, в том числе и без доступа к интернету.

Пользу в деньгах мы пока не замеряли, но по нашим данным за период использования Pyrus доля выполненных задач увеличилась на 10%.

Компания: ФРИИ

Сколько человек пользуются: 22

Мы пользуемся системой Daylite. Это не совсем таскменеджер. Это система управления проектами. Таскменеджер - одна из функций.

Сразу [стали пользоваться Daylite]. Но у коллег был зоопарк таких решений. Все были переведены. Основной критерий выбора - большая автоматизация и возможность вести сложные длинные проекты.

Сейчас в системе 22 человека. Основная польза - видно кто в какой момент времени чем занимается. Возможность вводить pipeline проекта (набор стадий и заранее установленных задач), а также Activity Set (набор заранее установленных задач) позволяет стандартизировать процессы и помочь людям определять, что нужно делать в следующий момент времени. Возможность реализовать kanban также позволяет контролировать процесс и загрузку.

Компания: Финам

Сколько человек пользуются: около 1500 человек

Заместитель руководителя IT-департамента Алексей Пименов:

Мы пользуемся Atlassian JIRA. Данный продукт является практически промышленным стандартом для крупных компаний занимающихся разработкой софта (а у нас на всю группу компаний больше 100 разработчиков).

Критерии выбора простые: популярность, кроссплатформенность, большой коммьюнити. Пользуемся продуктом для планирования, мониторинга и отчетности по задачам, проектам и портфелям проектов.

Функционал продукта достаточен, порой не хватает каких-либо обучающих программ по продукту, т.к. используют его не только IT-подразделения а практически весь ФИНАМ.

Компания: Qrator

Сколько человек пользуются: 40

CEO и основатель Александр Лямин:

Мы пользовались Megaplan, Trac и Jira, а потом перешли на ASANA. Критериями были минимальный оверхэд и нативные клиенты на Anroid / iOS. Таск-менеджером у нас пользуются 40 человек: в основном для общения, синхронизации работы и согласований, но не хватает версионирования документов в приложениях и gant diagramm (есть внешняя оооочень сырая).

Из плюсов могу назвать: единое средство коммуникаций (не нужно дублировать почту / скайп / звонки) и арбитраж в кризисных ситуациях. В ASANA лежат проектные и операционные работы. Все что имеет отношение к коду – свой инструментарий.

Внедрение: очень долго судились и выбирали. Мне ASANA понравилась тем, что большинство функционала на keyboard shortcuts API позволил интегрировать в нашу контрольную панель. Клиенты для мобильных - тоже плюс. Как жить без таск-менеджера/трекера не представляю. Но очень важно чтобы в нем жили все, а не только программисты. В этом плане ASANA выкупает своей простотой.